Am Beginn des Schuljahres sind Anträge auf Zuteilung eines maximalen Beihilfebetrages für das gesamte Schuljahr zu stellen. Jeder antragstellenden Person wird, basierend auf möglichst realistischen Angaben, ein fixer maximaler Beihilfebetrag zugeteilt, mit dem im betreffenden Schuljahr gerechnet werden kann. Somit ist eine bessere Planbarkeit der Schulproduktlieferungen gegeben. Der Antrag auf Zuteilung von Budgetmittel ist innerhalb der Antragszeiträume bei der AMA online (https://services.ama.at/) zu beantragen.

Für die Zuteilung der zur Verfügung stehenden Budgetmittel gibt es pro Schuljahr folgenden Einreichzeitraum für die im betreffenden gesamten Schuljahr benötigten Beträge:

Werden für das betreffende Schuljahr zusätzlich zum bereits genehmigten Beihilfebetrag weitere Budgetmittel benötigt, so können monatlich ab Dezember bis zum Ende des Schuljahres (vorbehaltlich vorhandener Budgetmittel), weitere Anträge eingereicht werden.

Im Falle eines Bewirtschafterwechsels aufgrund eines Betriebsübergangs, kann eine Übertragung von im laufenden Schuljahr bereits genehmigten maximalen Budgetmitteln von der übergebenden Person auf die übernehmende Person Betriebes mittels Formblatt beantragt werden.

• Lieferungen, die von der antragstellenden Person (z.B. Lieferungen im August) durchgeführt werden, sind bei der Beantragung mit zu berücksichtigen, sofern zu diesem Zeitpunkt bereits eine Zulassung bestanden hat. 
• Die Zuteilung erfolgt unter Berücksichtigung des für das Schuljahr zur Verfügung stehenden Finanzrahmens. Bei Überschreitung der verfügbaren Budgetmittel werden die maximalen Beihilfen aliquot gekürzt.
• Die Beihilfe muss sich auf den Verkaufspreis, den die Begünstigen bezahlen, auswirken. Wird ein, die von der AMA festgelegten Referenzkosten überschreitender Produktpreis veranschlagt, ist die Höhe des Preises nach Aufforderung durch die AMA entsprechend zu begründen. Bei nicht ausreichender Begründung wird der beantragte Beihilfebetrag um den das beanstandete Produkt betreffenden Beihilfebetrag reduziert.
• Die AMA übermittelt jeder antragstellenden Person nach Ende des Antragszeitraums einen Bescheid über die zugeteilten maximalen Budgetmittel.
  
  

Es sind ausschließlich die in der Liste angeführten Produkte beihilfefähig:

*) Bananen und Zitrusfrüchte dürfen nur für den Zeitraum von November bis Februar beantragt werden!
*) auch Ringlotten und Mirabellen

Beihilfefähig ist ausschließlich Obst und Gemüse, das keiner weiteren Zubereitung (ausgenommen Waschen, Schälen und Schneiden) bedarf und das für sich gesehen eine Mahlzeit darstellt, die direkt von einem Kind konsumiert werden kann. Es sind vorzugsweise regionale und saisonale Produkte anzubieten.

Die Beigabe von Zusätzen, wie Zucker, Salz, Fett, Geschmackverstärker E 620 bis E 650 oder Süßungsmittel ist unzulässig!

Die Schulobst- und -gemüseprodukte dürfen nicht verkocht werden und keine üblichen Schulmahlzeiten ersetzen.

Ist es Kindern aufgrund ihrer körperlichen Beeinträchtigung nicht möglich, das Obst/Gemüse unverarbeitet zu verzehren, ist es in begründeten Ausnahmefällen zulässig, die beihilfefähigen Erzeugnisse in eine für diese Kinder konsumierbare Form zu bringen. Diesbezüglich ist die AMA vorab zu kontaktieren.

Für die tatsächlich angefallenen NETTO-Kosten *) (exkl. USt.) wird bis zu einer Höhe von maximal EUR 6,50 pro Kilogramm gelieferter Menge eine Beihilfe in Höhe von 50 % für konventionelle Produkte und eine Beihilfe in der Höhe von 70 % für biologische Produkte gewährt.

*) nicht bezahlte Rechnungs-Teilbeträge wie z.B. Skonti sind nicht förderfähig und dürfen daher bei der Berechnung der Beihilfe nicht mehr berücksichtigt werden.

• konventionell: maximal EUR 3,25 pro Kilogramm (Netto)
• BIO: maximal EUR 4,55 pro Kilogramm (Netto)

Die diesen Betrag übersteigenden Kosten können nicht gefördert werden.

Die maximale, beihilfefähige Liefermenge beträgt eine Portion ( ca. 250 g) pro Kind pro Öffnungstag der Einrichtung!

Die errechnete Höchstmenge gilt als Begrenzung der beihilfebegünstigt abgegebenen Obst- und Gemüseerzeugnisse pro Einrichtung. Es können auch Produkte in anderen Verpackungseinheiten als 250 g ausgegeben werden.

Obst und Gemüse sind dann beihilfefähig, wenn diese ausschließlich von Kindern der Einrichtung konsumiert werden!

In jeder/m teilnehmenden Schule/Kindergarten ist ein Schulprogramm-POSTER deutlich sichtbar und lesbar im Haupteingangsbereich anzubringen. 

Das Poster kann per E-Mail beim Bundesministerium für Land- und Forstwirtschaft, Regionen und Wasserwirtschaft bestellt werden. 

• Siehe Publizitätsbestimmungen

Der Antrag ist unter Verwendung der Online-Formulare für jeweils einen Liefermonat (monatsrein) spätestens bis zum Ende des 3. Monats nach Ende des Liefermonats einzureichen (maßgeblich ist das Eingangsdatum in der AMA). Liefertage im Juli des abgelaufenen Schuljahres können mit dem Monat Juni beantragt werden.

Bei Beantragung der Beihilfe sind Rechnungen zuzüglich Zahlungsnachweise oder Liefernachweise die die in den beantragten Einrichtungen tatsächlich abgegebenen Mengen nachweisen, vorzulegen.

Rechnungen müssen mind. folgende Angaben enthalten:

• Für jedes Produkt muss der Nettoproduktpreis oder der Bruttoproduktpreis ausgewiesen sein.
• Die Rechnungen haben Mengen-/Gewichts-/Volumenangaben zu enthalten.
• Angabe BIO: Der für BIO erhöhte Beihilfesatz kann nur dann gewährt werden, wenn auf der Rechnung dokumentiert ist, dass es sich um ein biologisch erzeugtes Produkt handelt.
• Die Rechnungen haben jeweils auf den Namen der antragstellenden Person und der belieferten Einrichtung zu lauten.
• Bei Antragstellung durch Lieferantinnen/Lieferanten bzw. Produzentinnen/Produzenten muss die Förderung auf den Rechnungen explizit ausgewiesen und vom zu zahlenden Betrag abgezogen werden.
• Wenn das Rechnungsdatum nicht dem Lieferdatum entspricht, muss das Lieferdatum bzw. der Lieferzeitraum extra auf den Rechnungen angeführt werden. 

Folgende Zahlungsnachweise sind zulässig:

• Kontoauszug 
• Erlagschein mit Valutadatum und Bankstempel 
• Auszug aus der Finanzbuchhaltung- nur nach vorheriger Absprache mit der AMA (über das betreffende Konto dürfen ausschließlich die Zahlungen für die Lieferungen beihilfefähiger Produkte abgewickelt werden) 
• Barzahlung (nur zulässig bei einem Rechnungsbetrag von unter EUR 5.000 netto):
  Bestätigung vom Zahlungsempfänger auf der Rechnung/dem Liefernachweis, dass er den Betrag erhalten hat.
  Ausnahme: Antragstellung durch Lieferantin/Lieferant bzw. Produzentin/Produzent der beantragten Produkte: Bestätigung der Bildungseinrichtung durch Stempel und Unterschrift auf der Rechnung/dem Nachweis.         
• ZIS Einzelzahlungsbeleg/Zahlungsverkehr des Bundes

Liefernachweise:

Zulässig nur bei Antragstellung durch Lieferantin/Lieferant bzw. Produzentin/Produzent.

• Bestätigung des Warenerhalts durch Stempel und Unterschrift der Bildungseinrichtung auf dem Lieferschein oder der Rechnung.

Betreuung des Automaten durch die Schule/Einrichtung:

Erfolgt die Betreuung (Befüllung, Geldentnahme und Einzahlung) des Automaten durch die Schule/Einrichtung, sind bei Beantragung der Beihilfe Rechnungen zuzüglich Zahlungsnachweise oder Liefernachweise vorzulegen. Details zu diesen Belegen sind den allgemeinen Ausführungen zum Beihilfeantrag zu entnehmen.

Betreuung des Automaten nicht durch die Schule/Einrichtung:

Erfolgt die Betreuung (Befüllung, Geldentnahme und Einzahlung) nicht durch die Schule/Einrichtung, sind folgende Belege vorzulegen:

• Mengenbestätigung oder
• Automatendrucke und Preisaushang am Automat zuzüglich Belege aus denen der Produktpreis, die abgezogene Beihilfe, die Produktgröße und die Produkteigenschaft bio oder konventionell hervorgeht. Auf Verlangen durch die AMA muss der biologische Ursprung mittels Zertifikat belegt werden.

Mengenbestätigungen:

zulässig nur bei Antragstellung durch Lieferantin/Lieferant bzw. Produzentin/Produzent

• Für jedes Produkt muss der Nettoproduktpreis oder der Bruttoproduktpreis ausgewiesen sein
• Die Mengenbestätigungen haben Mengen-/Gewichts-/Volumenangaben zu enthalten
• Angabe BIO: Der für BIO erhöhte Beihilfesatz kann nur dann gewährt werden, wenn auf der Mengenbestätigung dokumentiert ist, dass es sich um ein biologisch erzeugtes Produkt handelt
• Die Mengenbestätigungen haben jeweils auf den Namen der antragstellenden Person und der belieferten Einrichtung zu lauten
• Die Förderung muss auf den Mengenbestätigungen explizit ausgewiesen und vom zu zahlenden Betrag abgezogen werden
• Bestätigung des Warenerhalts durch Stempel und Unterschrift der Bildungseinrichtung auf den Mengenbestätigungen
• Über jede Lieferung müssen Aufzeichnungen (Datum, Artikel und Plusmenge bzw. Minusmenge je Artikel) geführt werden, damit die vorgelegten Mengenbestätigungen bei einer Vor Ort Kontrolle überprüft werden können.

Automatenausdrucke:

Druck der Automatendaten mittels Drucker (2 Schultage vor bis 2 Schultage nach Ende des beantragten Zeitraums), der die Daten vom Automaten direkt (ohne Manipulationsmöglichkeit) ausdruckt.

Der Ausdruck muss folgendes enthalten:

• Zählerstand je Ausgabefach bzw. je Programmiercode (z.B. Spirale 1-10 = Programmiercode 1). Die Ausgabefächer und die Programmiercodes sind den jeweiligen Produkten zuzuordnen. (Dieser zurücksetzbare Zählerstand muss mit Schuljahresbeginn auf 0 zurückgesetzt werden!)
• Gerätenummer (Machine No): Gerätenummer muss fix vergeben werden um den Ausdruck einem Automaten zuordnen zu können.
• Aufstellplatznummer (Location No):  Aufstellplatznummer (muss vom Aufsteller programmiert werden) sollte gleich der Schulkennzahl sein um einen Automaten einer Einrichtung zuordnen zu können!

Auf den betreffenden Rechnungen/Mengenbestätigungen muss der Vermerk "Automat" klar ersichtlich sein. Falls auf den betroffenen Rechnungen/Mengenbestätigungen der Vermerk "Automat" nicht angeführt wird und dies bei der Vor-Ort-Kontrolle festgestellt wird, kann die gesamte Beihilfe für die entsprechende Schule/Einrichtung zurückgefordert werden und in besonderen Fällen kann die Zulassung als Beihilfeempfänger ausgesetzt bzw. entzogen werden.

Ein Buffet ist ein zentraler Ausgabeort zur Abgabe der geförderten Produkte an Kinder der Einrichtung.  

Die beihilfefähigen Produkte dürfen nur zu den bereits um die Beihilfe reduzierten Preisen, die in den Rechnungen, die zur Berechnung der Beihilfe eingereicht wurden, angeführt sind, abgegeben werden. 

Die im Rahmen des Schulprogramms geförderten Erzeugnissen müssen getrennt von den übrigen im Rahmen des Schulbuffets angebotenen nicht geförderten Produkten angeboten werden. 

Betreuung des Buffets durch die Einrichtung: 

Erfolgt die Betreuung des Buffet die Schule/Einrichtung, sind bei Beantragung der Beihilfe Rechnungen zuzüglich Zahlungsnachweis oder Liefernachweis vorzulegen. Auf den Rechnungen muss der Vermerk "Buffet" klar ersichtlich sein. Weitere Details zu diesen Belegen sind den allgemeinen Ausführungen zum Beihilfeantrag zu entnehmen.

Betreuung des Buffets nicht durch die Einrichtung:

Erfolgt die Betreuung des Buffets nicht durch die Schule/Einrichtung, müssen die abgegebenen Mengen mittels Mengenbestätigungen dokumentiert werden.

Mengenbestätigungen:

zulässig nur bei Antragstellung durch Lieferantin/Lieferant bzw. Produzentin/Produzent

Mengenbestätigungen müssen folgenden Anforderungen entsprechen:

• Für jedes Produkt muss der Nettoproduktpreis oder der Bruttoproduktpreis ausgewiesen sein
• Die Mengenbestätigungen haben Mengen-/Gewichts-/Volumenangaben zu enthalten
• Angabe BIO: Der für BIO erhöhte Beihilfesatz kann nur dann gewährt werden, wenn auf der Mengenbestätigung dokumentiert ist, dass es sich um ein biologisch erzeugtes Produkt handelt.
• Die Mengenbestätigungen haben jeweils auf den Namen der antragstellenden Person und der belieferten Einrichtung zu lauten
• Die Förderung muss auf den Mengenbestätigungen explizit ausgewiesen und vom zu zahlenden Betrag abgezogen werden
• Bestätigung des Warenerhalts durch Stempel und Unterschrift der Bildungseinrichtung auf den Mengenbestätigungen